Sztuczna inteligencja stała się jednym z najczęściej omawianych tematów w biznesie i administracji publicznej. Organizacje inwestują w nowe narzędzia, testują ChatGPT, Copilota czy NotebookLM, licząc na wzrost efektywności pracy i oszczędność czasu.
Wiele z nich po kilku miesiącach odkrywa jednak, że efekty są znacznie mniejsze od oczekiwanych.
Problem nie leży w technologii.
Problemem jest wiedza.
Wszyscy chcą wdrażać AI. Niewielu zadaje sobie podstawowe pytanie
Gdzie znajduje się wiedza naszej organizacji?
W wielu instytucjach odpowiedź jest zaskakująco prosta: w skrzynkach mailowych pracowników, na prywatnych dyskach, w segregatorach, w folderach sieciowych o niezrozumiałych nazwach lub – co zdarza się najczęściej – w głowach najbardziej doświadczonych osób.
To właśnie dlatego pracownicy każdego dnia tracą czas na poszukiwanie informacji, tworzą dokumenty od nowa lub wielokrotnie rozwiązują te same problemy.
Jeżeli organizacja nie potrafi skutecznie zarządzać własną wiedzą, nawet najlepsze narzędzia AI nie przyniosą oczekiwanych rezultatów.
Największym zagrożeniem nie jest brak informacji
Jeszcze kilkanaście lat temu organizacje cierpiały na niedobór danych i informacji. Dzisiaj sytuacja wygląda zupełnie inaczej.
Problemem nie jest brak wiedzy.
Problemem jest jej nadmiar, rozproszenie i trudność w odnalezieniu właściwych informacji we właściwym czasie.
Pracownicy często wiedzą, że odpowiedź na ich pytanie już istnieje, ale nie wiedzą, gdzie jej szukać. Dokument został kiedyś przygotowany, procedura została opracowana, problem był już wcześniej rozwiązany – jednak dostęp do tych informacji okazuje się zbyt trudny lub zbyt czasochłonny.
W rezultacie organizacja płaci wielokrotnie za wykonanie tej samej pracy.
Co dzieje się, gdy odchodzi doświadczony pracownik?
W wielu instytucjach największym zasobem nie są systemy informatyczne ani procedury.
Największym zasobem są ludzie.
Problem pojawia się wtedy, gdy kluczowa wiedza znajduje się wyłącznie w ich doświadczeniu.
Odejście pracownika na emeryturę, zmiana miejsca zatrudnienia czy dłuższa nieobecność często ujawniają, jak wiele procesów opierało się na wiedzy jednej osoby.
Nagle okazuje się, że nikt nie zna wszystkich zależności, nie pamięta historii określonych decyzji lub nie potrafi szybko odnaleźć potrzebnych informacji.
To ryzyko dotyczy zarówno firm, jak i urzędów, instytucji kultury, jednostek ochrony zdrowia czy spółek komunalnych.
AI jest tak dobre, jak wiedza, którą otrzyma
Sztuczna inteligencja potrafi analizować dokumenty, wyszukiwać informacje, tworzyć podsumowania i wspierać podejmowanie decyzji.
Nie oznacza to jednak, że jest w stanie samodzielnie uporządkować chaos informacyjny organizacji.
Jeżeli dokumenty są nieaktualne, rozproszone lub niespójne, AI będzie pracować na niepełnych danych. Jeżeli procedury nie są opisane, sztuczna inteligencja również nie będzie mogła z nich korzystać.
Dlatego organizacje osiągające najlepsze rezultaty traktują AI nie jako zamiennik wiedzy, lecz jako narzędzie wspierające jej wykorzystanie.
Najpierw porządkują zasoby informacyjne, a dopiero później wdrażają rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji.
Pięć sygnałów ostrzegawczych
Warto zastanowić się, czy w organizacji występują poniższe sytuacje:
- pracownicy często pytają o informacje, które teoretycznie powinny być łatwo dostępne,
- odnalezienie dokumentów zajmuje więcej czasu, niż powinno,
- podobne zadania są wykonywane wielokrotnie przez różne osoby,
- odejście jednego pracownika powoduje znaczące trudności organizacyjne,
- wiedza nie jest systematycznie dokumentowana i przekazywana.
Jeżeli odpowiedź na kilka z tych pytań brzmi „tak”, oznacza to, że organizacja może potrzebować uporządkowania procesów zarządzania wiedzą.
Organizacje przyszłości będą zarządzać wiedzą lepiej niż konkurencja
Przewaga konkurencyjna coraz rzadziej wynika wyłącznie z dostępu do informacji. Dzisiaj niemal każdy ma dostęp do podobnych źródeł wiedzy i podobnych narzędzi technologicznych.
Różnicę stanowi zdolność do skutecznego gromadzenia, porządkowania, udostępniania i wykorzystywania wiedzy.
To właśnie w tym obszarze sztuczna inteligencja może przynieść największą wartość. Może przyspieszać wyszukiwanie informacji, wspierać analizę dokumentów i pomagać pracownikom w codziennej pracy.
Warunkiem jest jednak posiadanie uporządkowanych zasobów wiedzy.
AI nie rozwiąże problemów organizacji, która nie wie, gdzie znajduje się jej własna wiedza.
Może natomiast stać się potężnym wsparciem dla tych organizacji, które potrafią świadomie nią zarządzać.
I właśnie dlatego rozmowę o sztucznej inteligencji warto rozpocząć nie od wyboru narzędzia, ale od odpowiedzi na znacznie ważniejsze pytanie:
Czy wiemy, gdzie znajduje się wiedza naszej organizacji i czy potrafimy z niej korzystać?