„Dokumentacja pracownicza” to szkolenie praktyczne, którego celem jest:
pozyskanie, utrwalenie i uzupełnienie wiedzy z zakresu dokumentacji pracowniczej i akt osobowych oraz umiejętność prawidłowego tworzenia, prowadzenia i archiwizacji akt osobowych.
PROGRAM SZKOLENIA
I. Prowadzenie i przechowywanie akt osobowych oraz pozostałej dokumentacji
1. Formy prowadzenia i archiwizacja dokumentacji
Papierowa vs elektroniczna: Procedura zmiany formy prowadzenia dokumentacji i zasady digitalizacji „starych” teczek.
Udostępnianie i kopiowanie: Realizacja prawa pracownika do kopii dokumentacji (terminy i formaty).
Niszczenie i usuwanie: Procedury po upływie okresu przechowywania.
Wymogi techniczne: Jak zabezpieczyć dokumentację papierową i cyfrową (RODO).
2. Struktura akt osobowych – standardy
Podział na części A, B, C i D: Co musi się znaleźć w każdej z nich (nowe wzory wniosków).
Część E (kontrola trzeźwości): Kiedy ją zakładać, co w niej przechowywać i kiedy bezwzględnie usuwać dokumenty.
Zasady porządkowania: Chronologia, numeracja i sporządzanie wykazów dokumentów.
3. Ewidencjonowanie czasu pracy i obecności
Nowoczesna ewidencja: Rejestrowanie godzin pracy, wyjść prywatnych oraz pracy nadliczbowej.
Harmonogramowanie (grafiki): Zasady tworzenia i przekazywania pracownikom w świetle przepisów o przewidywalności zatrudnienia.
Listy obecności: Formy potwierdzania przybycia a ochrona danych osobowych (biometria, karty, logowania).
4. Dokumentacja płacowa i dodatkowa
Płace: Listy płac, karty przychodów i dokumentacja zasiłkowa.
Urlopy i zwolnienia: Dokumentowanie urlopów wypoczynkowych, „siły wyższej” oraz nowego bezpłatnego urlopu opiekuńczego.
BHP i odzież: Dokumentacja przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia oraz zasady wypłaty ekwiwalentu.
5. Okresy przechowywania i ZFŚS
Retencja danych: Standardowe 10 lat vs 50 lat – jak prawidłowo liczyć terminy.
ZFŚS a RODO: Dokumentowanie sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej – jakie dokumenty można kopiować, a jakie tylko przeglądać?
II. Omówienie wybranych dokumentów pracowniczych
Umowa o pracę: Obowiązkowe elementy i nowe zasady określania miejsca wykonywania pracy.
Rozwiązanie stosunku pracy: Prawidłowe formułowanie przyczyn wypowiedzenia (nowe zasady dla umów na czas określony).
Informacja o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 KP)
III. Nowe obowiązki i nowoczesne formy pracy
1. Praca zdalna w dokumentacji
Regulaminy i porozumienia: Treść i sposób wprowadzenia pracy zdalnej.
Oświadczenia pracownika: BHP przy pracy zdalnej, ocena ryzyka zawodowego i potwierdzenie warunków lokalowych.
Okazjonalna praca zdalna (24 dni): Jak dokumentować wnioski i prowadzić limit?
2. Kontrola trzeźwości i środków odurzających
Wprowadzenie kontroli: Zapisy w regulaminie pracy lub obwieszczeniu.
Proces dokumentowania: Protokół z badania i przechowywanie wyników pozytywnych w Części E akt.
3. Sygnaliści
Procedury zgłoszeń: Dokumentacja kanałów raportowania i ochrona tożsamości.
Rejestr zgłoszeń: Zasady prowadzenia i okres przechowywania danych.
IV. Perspektywa 2026 – nadchodzące zmiany
1. Rewolucja w stażu pracy (styczeń 2026)
Zlecenia i JDG w stażu pracy: Jakie dokumenty będzie musiał dostarczyć pracownik, aby zwiększyć wymiar urlopu?
Weryfikacja stażu: Nowe obowiązki dla działów kadr w zakresie sprawdzania przeszłości zawodowej pracowników „nieetatowych”.
2. Jawność wynagrodzeń (Dyrektywa unijna)
Przejrzystość płac: Nowe wymogi w ofertach pracy i prawo pracownika do informacji o średnich zarobkach na podobnym stanowisku.
Sprawozdawczość: Przygotowanie dokumentacji płacowej pod kątem raportowania luki płacowej.
3. Dalsza elektronizacja
Znoszenie formy pisemnej dla wybranych wniosków pracowniczych – przejście na formaty cyfrowe bez podpisu kwalifikowanego.
Powyższy program realizujemy w postaci szkolenia wewnętrznego.
Zapraszamy do kontaktu.
Brak komentarzy