Dokumentacja pracownicza i akta osobowe

„Dokumentacja pracownicza” to szkolenie praktyczne, którego celem jest:

pozyskanie, utrwalenie i uzupełnienie wiedzy z zakresu dokumentacji pracowniczej i akt osobowych oraz umiejętność prawidłowego tworzenia, prowadzenia i archiwizacji akt osobowych.

Program szkolenia

I. Prowadzenie i przechowywanie akt osobowych pracownika i pozostałej dokumentacji pracowniczej

1. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej

• formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej
• zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej
• udostępnianie lub kopiowanie dokumentacji
• niszczenie i usuwanie dokumentacji
• wymogi w zakresie przechowywania dokumentacji papierowej

2. Najważniejsze zasady prowadzenia akt osobowych

• podział akt osobowych na części A, B, C i D
  nowa część akt osobowych E – czego dotyczy i kiedy należy ją założyć
• sposób gromadzenia dokumentów w poszczególnych częściach akt
• usuwanie dokumentów z akt osobowych

3. Dokumentacja związana z ewidencjonowaniem czasu pracy – rejestrowanie i prowadzenie ewidencji czasu pracy

• udostępnianie ewidencji czasu pracy i wprowadzanie zmian
• harmonogramowanie czasu pracy – zasady tworzenia harmonogramów (grafików) w kontekście obowiązujących przepisów prawa pracy
• listy obecności i inne dokumenty oraz sposoby potwierdzające przybycie i obecność pracowników w pracy – obowiązki, zasady i obostrzenia

4. Dokumentacja płacowa

5. Dokumentowanie urlopów wypoczynkowych

6. Dokumentacja przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, zasady wypłaty ekwiwalentu

7. Zasady i okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

8. ZFŚS, a RODO – badanie sytuacji życiowej osób uprawnionych w świetle przepisów ustawy o ZFŚS uwzględniających wymogi rozporządzenia unijnego RODO

9. Konsekwencje nieprawidłowości w zakresie dokumentacji pracowniczej

• odpowiedzialność
• wykroczenia dotyczące nieprawidłowości w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej

10. Skrócenie okresu przechowywania/archiwizowania dokumentacji pracowniczej

II. Omówienie wybranych dokumentów pracowniczych

1. Umowa o pracę

2. Oświadczenia: o wypowiedzeniu umowy o pracę i o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenie

3. Dodatkowa informacja o warunkach zatrudnienia wg stanu obowiązującego od 26 kwietnia 2023 r.

III. Obowiązki dotyczące dokumentacji pracowniczej

1. Praca zdalna

• praca zdalna – założenia ogóle
• zasady wprowadzenia pracy zdalnej w zakładzie pracy
• treść regulaminu pracy zdalnej
• praca zdalna a telepraca
• kategorie pracowników objętych zakazem odmowy pracy zdalnej
• elastyczna organizacja pracy a praca zdalna
• praca zdalna a kontrola warunków pracy pod względem BHP i wypadki przy pracy
• które dokumenty dotyczące pracy zdalnej należy przechowywać w aktach osobowych

2. Kontrola trzeźwości pracowników w miejscu pracy – obowiązki pracodawcy

• zasady wprowadzenia kontroli trzeźwości lub kontroli obecności środków odurzających – zakres podmiotowy i przedmiotowy
• przepisy wewnątrzzakłądowe dotyczące badania trzeźwości i obecności innych środków – nowe obowiązki pracodawcy
  przechowywanie dokumentacji z przeprowadzonych badań

Powyższy program realizujemy w postaci >> szkolenia wewnętrznego